Pertemuan 5 ( membuat data )

Untuk membuat sebuah Applikasi Database Mahasiswa dengan Access itu sangat mudah, dibandingkan dengan Pemograman liannya seperti Visual Basic. Microsoft Access adalah suatu aplikasi yang dapat membantu kita membuat sebuah aplikasi database dalam waktu yang relatif singkat. Biasanya digunakan untuk pembuatan aplikasi-aplikasi yang kecil. Misalnya Program untuk Kasir di koperasi, penjualan untuk toko. Sebelum mulai belajar jangan lupa berdoa dulu kemudian Tanamkan pada diri anda bahwa Microsoft Access itu gampang dan mudah dipelajari. Kuatkan keyakinan pada diri anda bahwa anda dapat menguasainya.

Di Microsoft Access ada bagian apa aja sih…?

1. Table digunakan untuk menyimpan data
2. Query digunakan untuk memanipulasi data
3. Form digunakan untuk frontend aplikasi. Biasanya untuk menampilkan data, menambah data dll.
4. Report digunakan untuk membuat laporan
5. Macro digunakan untuk melakukan satu atau beberapa fungsi.
6. Switchboard digunakan untuk mendisign Menu

Bagaimana memulai microsoft Access…?

1. Klik Start pilih Program lalu pilih Microsoft Access
2. Setelah terbuka klik Blank Database, pada jendela file new database isikan nama file yang diinginkan misalkan Mahasiswa (Untuk membuat aplikasi Pengentrian data Mahasisawa di sebuah pendidikan) Kita sudah membuat database dengan nama Mahasiswa tetapi database itu belum dapat digunakan untuk itu kita perlu membuat Tabel, Form, Query, Report dan Macro bila Perlu.
3. 
   Apa itu table..?
   

   "Tabel adalah tempat meyimpan data, contohnya data barang di simpan di tabel barang. Kenapa kita harus membuat tabel...? Karene kalau kita tidak membuat tabel kita tidak dapat meyimpan data, jika tidak ada data yang di simpan maka data tidak dapat di proses."

   Apakah Query itu...?

   "Query adalah permintaan data kita berupa bahasa bisnis, untuk mengolah data dalam tabel(-tabel) menjadi satu informasi yang bisa dimengerti. Seperti mengelompokkan sepuluh penjualan terbesar oleh customer yang dimiliki. Ia bisa berdasarkan pada satu tabel saja, atau pada dua/lebih tabel, ataupun berdasarkan pada query yang telah ada."

   Apa sih manfaat dari Query itu...? Dengan query kita dapat :
   
   1. Menampilkan data-data tertentu pada suatu table, contohnya kita hanya ingin melihat data pada table Mahasiswa yang Nim nya “MA001”
   2. Menampilkan data dari dua table atau lebih dengan syarat antara table itu ada field yang berhubungan. Contohnya kita ingin melihat Nim “01200506” itu siapa pemiliknya. Di sini kita mengambil data dari table Mahasiswa dan Table Nilai, Sebagai penghubungnya adalah field NIM. Dapat melakukan operasi perhitungan.
   Itulah tiga fungsi utama query. Query biasanya digunakan sebagai sumber data untuk Report dan Form.
   
   Apa yang di maksud dengan Form..?
   

   "Form digunakan untuk merepresentasikan ke user atau menerima inputan dari user data-data dalam tabel/query dalam bentuk interface grid, tombol, dan lain-lain kontrol windows. form dalam access bisa dimasukkan ke dalam form lain sebagai control sub form, biasanya jika bekerja dalam transaksi master-detail."

Pertemuan 4 ( 29 Maret 2011) Sunting Data

Pada pertemuan keempat ini kami mempelajari " Sunting Data dari Website Dijadikan Koran"


Adapun yang harus diedit diantaranya :

1. justify 
2. buat kolom
3. dropcap
4. header-footer
5. insert picture
6. bingkai

Membuat Mail Merge

Mail Merge merupakan salah satu fasilitas yang disediakan Microsoft Word untuk membuat surat masal seperti surat undangan. Mail Merge dapat dimanfaatkan untuk membuat surat, mencantumkan nama tamu undangan dan membuat amplop secara masal. Selain itu mail merge juga diasa dimanfaatkan untuk membuat sertifikat, label, dan amplop. Untuk menggunakan fasilitas Mail Merge kita harus menggabungkan dua buah file. File pertama merupakan dokumen utama (biasa disebut dengan dokumen master), berisi surat yang akan dikirim. File kedua merupakan sumber data , berisi data alamat yang akan dikirim surat.Data source dapat dibuat melalui Microsoft Word menggunakan fasilitas Table, menggunakan Microsoft Excel, dan Microsoft Access.

mail merge ms. 2007

Untuk membuat mail merge terdiri dari 2 dokumen, yaitu:

• Dokumen Master, dokumen yang isinya sama untuk semua penerima.
• Data Source, yaitu dokumen yang isinya khusus untuk masing-masing penerima, misalnya nama dan alamat penerima. Data source dapat berupa data di Excel, Access, Contact pada Outlook dan sebagainya.

Langkah-langkah membuat mail merge adalah sebagai berikut:
1. Membuat atau Menyimpan Dokumen Utama Mail Merge
1)        Buka dokumen word dengan kik tombol New,
2)        Buat surat undangan yang akan dibuat mail merge,
3)        Simpan dokumen surat tersebut dengan klik tombol Save As dengan nama file sesuai keinginan,

4)        Buat dokumen surat undangan menjadi format dokumen Letter, dengan menggunakan  langkah-langkah berikut.

• Klik  Maillings
• Klik tombol Start Mail Merge
• Klik tombol Letter

2. Membuat atau Menyiapkan Sumber Data Mail Merge
Kita membuat data soruce dengan Microsoft Word menggunakan fasilitas tabel. Lakukan langkah-langkah berikut :
1)        Buka dokumen word dengan  klik tombol  Select Recepients
2)        Kemudian akan  muncul layar seperti dibawah  ini!
3)        Halaman diatas telah diisi dengan data seperti yang akan dikirim.  Sebelum memeasukkan data seperti diatas, pastikan terlebih dahulu type recipient information dengan cara menge KLIK TOMBOL New Entry. Akan muncul layar seperti dibawah!
4)   Kemudian pilihlah Field Names yang akan menjadi data.
5)   Bila dirasa cukup dalam memasukkan data, pilih tombol OK untuk menge-save data. Pilih tempat untuk menyimpan.
3. Menggabungkan Main Documen Surat Mail Merge dengan Data Source
1)      Buka dokumen  surat mail merge (Surat Undangan).
2)      Kemudian pilih Mailings > Start Mail Merge > Step By Step Mail Merge Wizard. Hal ini dilakukan untuk memudahkan dalam  membuka file data alamat yang akan dikirim. Selain itu juga dilakukan untuk memudahkan mengedit jika masih ada data yang ingin dirubah.
3)      Diatas terdapat beberapa pilihan. Pilih letters, karena yang akan dibuat adalah mail merge, bukan berupa E-meil messages, Envelopes, Labels dan Directory. Kemudian pilih Use the current documents, karena dokument master telah dibuat.
4)      Pilih “Select a different list…” untuk menaggabungkan file master dengan file pendukungnya (berupa alamat yang akan dituju). Pilih file data alamat yang akan dikirim.
5)      Atau pilih Edit recipient list… untuk mengedit kembali data alamat yang akan dikirim.
4. Menyisipkan Data Source ke Dalam Main Document Surat
1)      Letakan kursor pada area dokumen yang akan dijadikan tempat menyisipkan field. Misalnya di bawah Kepada Yth atau pada alamat surat.
2)      Klik tab Mailings
3)      Klik tombol Insert Merge Field
4)      Klik satu field yang ditampilkan pada daftar. Ulangi langkah ke 2 untuk menyisipkan field yang lain. Nama Field akan ditampilkan pada main document surat mail merge.
1)      Klik tab Mailings
2)      Klik tombol Preview Results
3)      Maka dokumen surat mail merge akan ditampilkan.

mail merge ms 2007

5. Menyimpan dan Mencetak Mail Merge


1)      Pada tahap ini, klik tombol Finish & Merge dan pilih:

• Print Documents, untuk mencetak surat.

Ada 3 pilihan:

1. All untuk mencetak semua surat.
2. Current record untuk mencetak surat pada halaman yang aktif.
3. Isi nomor urut data pada kotak From dan To, untuk mencetak surat yang dipilih saja.

• Edit Individual Documents, untuk menyimpan hasil penggabungan ke dokumen baru. Pilihan sama dengan di atas (All, Current record dan nomor urut tertentu).
  Pada dokumen baru, setiap surat akan ditampilkan per halaman. Jangan lupa menyimpan dokumen baru tersebut.