Pertemuan 3 (22 Maret 2011) E-Learning

E-Learning

E-learning dalam arti luas bisa mencakup pembelajaran yang dilakukan di media elektronik (internet) baik secara formal maupun informal. E-learning secara formal misalnya adalah pembelajaran dengan kurikulum, silabus, mata pelajaran dan tes yang telah diatur dan disusun berdasarkan jadwal yang telah disepakati pihak-pihak terkait (pengelola e-learning dan pembelajar sendiri). Pembelajaran seperti ini biasanya tingkat interaksinya tinggi dan diwajibkan oleh perusahaan pada karyawannya atau pembelajaran jarak jauh yang dikelola oleh universitas dan perusahaan-perusahaan (biasanya perusahaan konsultan) yang memang bergerak dibidang penyediaan jasa e-learning untuk umum. E-learning bisa juga dilakukan secara informal dengan interaksi yang lebih sederhana, misalnya melalui sarana mailing list, e-newsletter atau website pribadi, organisasi dan perusahaan yang ingin mensosialisasikan jasa, program, pengetahuan atau keterampilan tertentu pada masyarakat luas (biasanya tanpa memungut biaya).

Manfaat  E-Learning bagi pembelajar adalah sebagai berikut :

• Lebih mudah mendapatkan materi atau info

Jika kita menggunakan sistem pembelajaran berbasis e-learning, kita akan lebih mudah untuk mencari dan mendapatkan materi atau info. Tinggal ketik apa yang kita cari, tunggu sebentar, kita langsung dapat materinya.

• Bisa mendapatkan materi yang lebih banyak

Kita bisa mendapatkan banyak sekali materi, tidak hanya dari dalam negeri, bahkan kita bisa mencari materi yang berasal dari luar negeri yang tentunya akan menambah wawasan bagi kita dan juga bisa untuk meningkatkan hasil belajar kita.

• Pembelajaran lebih efektif dan efisien waktu dan tenaga

Jika ada tugas, kita bisa mencari bahan yang kita butuhkan dengan cepat. Tidak harus ke sana ke mari untuk mendapatkan bahan yang kita butuhkan. Tinggal duduk di depan komputer atau laptop, lalu cari yang kita butuhkan. Setelah itu, susun tugasnya dan selesai!!!

• Dapat berinteraksi langsung dengan siapapun

Seorang mahasiswa bisa saja bertanya pada temannya materi apa yang diajarkan hari ini atau tugas apa yang diberikan, jika hari itu dia tidak bisa berangkat karena suatu alasan. Dia juga bisa bertanya langsung pada dosennya apa materi yang diajarkan tadi atau tugas apa yang diberikannya. Dalam berinteraksi, dia bisa menggunakan media tulisan. Dia mengetik apa yang akan dibicarakan atau ditanyakan kemudian dikirim ke alamat yang dituju. Dia juga bisa berinteraksi langsung, bisa bertatap muka dan berbicara langsung dengan orang yang diajak bicara. Karena kemajuan teknologi, sekarang hal itu bisa terjadi dengan alat yang bernama webcam.

• Bisa tahu materi atau tugas lebih awal

Mahasiswa bisa melihat jadwal atau tugas yang diberikan oleh dosennya yang sudah di upload. Jadi, mahasiswa sudah tahu apa yang akan dilakukan hari ini dan dapat mempersiapkannya lebih awal.

Mail Merge

Mail Merge adalah membantu kita membuat sebuah dokumen ( misalnya surat ) yang isinya sama untuk penerima yang berbeda secara cepat dan mudah. Fitur ini sangat membantu terutama bila penerimannya banyak . Contoh sederhana ketika kita membuat sebuah undangan. undang mempunya format yang sama, misalnya pada bagian hari, tanggal, dan acara. sedangkan data yang berbeda misalnya nama yang diundang, dan juga alamat yang diundang. 

Untuk membuat mail merge terdiri dari 2 dokumen, yaitu:
• Dokumen Master, dokumen yang isinya sama untuk semua penerima.
• Data Source, yaitu dokumen yang isinya khusus untuk masing-masing penerima, misalnya nama dan alamat penerima.
  Data source dapat berupa data di Excel, Access, Contact pada Outlook dan sebagainya.

Pada tutorial ini, data source menggunakan Excel, karena cara ini lebih cepat. Selain itu:
• Lebih mudah mengontrol dan menambah data baru.
• Lebih mudah membaca data yang ditampilkan di lembar kerja Excel terutama bila kita ingin memperbaiki kekeliruan seperti salah pengejaan dan sebagainya.
• Juga mempermudah menyalin data source pada dokumen Excel ke lembar kerja yang lain.
  Misalnya dalam membuat sertifikat pelatihan yang pesertanya lebih kurang sama, maka akan lebih mudah memilih nama pada lembar kerja tersebut dan menyalinnya ke dokumen (data source) baru.

Cara Membuat Mail Merge :

1.Untuk membuat mail merge langkah pertama pilih menu mailings -> Start Mail Merge -> Step by Step Mail Merge.

2.Pilih type document yg akan digunakan, setelah memilih klik link next :starting document yg berada di pojok kanan.

3.Karena sebelumnya document sudah terbuka maka pilihlah use the current document

4.klik Next untuk langkah ketiga yaitu memilih penerima surat.

5.Untuk memilih penerima surat Word menyediakan 3 pilihan jika sudah memiliki list penerima surat maka pilihlah Use an existing list atau jika list penerima terletak di outlook contacts maka pilihlah Select from outlook contacts, namun karena disini kita belum ada list penerima sebelumnya maka pilihlah Type a new list dan klik Create.

6.Kemudian sesuaikan field yang akan  digunakan dengan menekan tombol Customize Columns

7.Hapus semua field-field yang  berada di menu field names kecuali field Title karena nanti kita akan gunakan field tersebut.

8.Tambahkan field Nama, Perusahaan, Alamat dan Kota dengan menekan tombol add kemudian ketik nama field lalu tekan tombol OK.

9.Masukkan data sesuai dengan field yang tersedia. Kemudian klik tombol Ok untuk menyimpan Address List ini kedalam format Microsoft office Addres List dan beri nama yang sesuai lalu klik tombol Save.

10.Pada kotak dialog mail merge recipients akan muncul list penerima undangan yg dibuat, klik tombol OK.

11.Klik next, untuk langkah selanjutnya yaitu menulis surat dengan menambahkan field yang dibuat sebelumnya.

12.Pada langkah ini sebelumnya tempatkan cursor dibawah kalimat Kepada Yth, kemudian klik menu more items, maka akan muncul kotak dialog Insert Merge Field lalu insert kan Tiap-tiap field tersebut ke dalam dokumen dengan menekan tombol insert.

13.Langkah ke empat kemudian klik next, untuk melihat semua surat yang telah tersusun dengan field data.

14.Silahkan cek surat undangan kita di menu following, setelah selesai klik next untuk melanjutkan langkah selanjutnya.

15.Pada langkah terakhir kita dapat mencetak atau mengedit surat undangan sesuai yg kita inginkan.